Una Intranet va a ser un pilar importante para el crecimiento de un pequeño o mediano negocio. Es una plataforma común y privada para los empleados, un punto de referencia al que volver cuando vayas adquiriendo nuevos talentos y el negocio empiece a despegar. Les ayudará a estandarizar procedimientos, usos de productos, la cultura corporativa…

No es exactamente igual a lo que podríamos usar para el teletrabajo, ya que el software para teletrabajo tiene herramientas específicas, por ejemplo videoconferencia, pero se le parece en algunas cosas.

¿Qué es una Intranet?

Es como un portal de Internet al que sólo los empleados pueden acceder. Incluso habrá partes de la Intranet a la que sólo ciertos roles podrán tener acceso. No es visible al público, esa es la gracia.

También es una base de conocimiento. Allí deberán ir los empleados cuando estén buscando información para hacer su trabajo sobre la empresa, productos, normativas, calendarios, tutoriales… Lo que sea que quiera colgar allí que haga que no pierdan tiempo preguntando a otros compañeros, o a usted. Evitará distracciones innecesarias y allí las explicaciones son iguales para todos. No hay factor sorpresa. ¿Ha jugado alguna vez al «teléfono escacharrado»? En una fila de personas, el primero dice una frase al segundo, éste se la repite al tercero y así sucesivamente. Si lo ha hecho, sabe que lo que dice el último no suele tener demasiado que ver con lo que dijo el primero. Es un juego divertido, pero no hace gracia cuando ocurre en tu empresa.

Una Intranet proveerá también de herramientas para gestionar proyectos en tiempo real, enviar mensajes, chats en vivo, zonas para guardar imágenes, actas, comunicados etc…

Puede además dejar un espacio para que cada empleado tenga su pequeño «site» en el que se presente, de información sobre su puesto de trabajo y, si le apetece, comparta contenido relevante con los demás sobre vuestro gremio, por ejemplo.

Todo esto ahorra tiempo y distracciones.

Pero… ¿Cuándo es el momento de implementar una Intranet?.

Planificando bien tu Intranet

Las micro empresas no suelen empezar con políticas y culturas, guías o libros de marca. Según van creciendo, éstas poco a poco van a ser realmente necesarias: guías o planes de proyectos comunes, descripciones de productos y/o servicios, políticas de seguridad y salud en el trabajo, normativas, calendarios laborales, scripts de venta… Todo esto debe ser común, y fácil de encontrar sin hacer 300 llamadas hasta dar con alguien que lo sepa.

intranet pamplona

Al principio con otras soluciones tendrá suficiente, pero cuando la documentación se vuelve excesiva, y debe estar bien ordenada y actualizada, el agobio puede empezar a rebosar la paciencia de cualquiera. Y no nos engañemos, al final la mayoría de empleados suelen tener las mismas dudas, y en cuanto las contestes, surgirán más. Así se va desarrollando un sistema que definirá procesos, valores, productos etc y la cultura de tu marca empezará a emerger de forma natural y similar para todos.

En ese punto es cuando necesitas construir tu pequeña Intranet. Le puede parecer prematuro tener tres empleados, por ejemplo, y empezar a usar una Intranet, pero haciéndolo conseguirá que un poco más tarde la comunicación y la cultura de la empresa dejen de ser un problema.

Si se centra en los puntos que más adelante le robarán tiempo de más, es una buena inversión.

¿Qué ventajas una Intranet?

Una intranet «moderna», en lugar de ser un grupo de páginas estáticas, se basa en la colaboración.

Esto es especialmente importante cuando tienes equipos funcionando de manera casi autónoma sin presencia física, o en diferentes departamentos.

intranet la rioja

Las Intranets tienen otras ventajas:

1. Ahorro de tiempo

Con una intranet no sólo consigues ponerlo todo en un solo lugar, sino que creas una versión única y siempre actualizada.
Editar archivos o artículos es fácil y a medida que surjan nuevas preguntas, podemos agregar nuestras respuestas a una nueva página. Es más rápido tanto para la gerencia como para los empleados.

2. Se prioriza la cultura

Si así lo desea la empresa, puede ser un proyecto de desarrollo de cultura interna. Con un impulso de recursos humanos, se desarrollan desde políticas formales hasta los valores de la empresa y las descripciones de los roles de los empleados.
También se pueden crear páginas individuales para cada empleado, que incluirían aquello en lo que son expertos, para fomentar el intercambio de conocimientos entre colegas.

3. Detección de «brechas»

Porque si todo lo que tienes está en un mismo lugar, es mucho más fácil ver lo que falta. Para mantener la burocracia y la microgestión al mínimo, los propios usuarios nos darán pistas para sumar o corregir algunas páginas de la intranet.
Por ejemplo, si escriben contenido dirigido a clientes buscando estadísticas e investigaciones, podemos crear la sección «Fuentes» en su intranet y dividirla en las categorías más comúnmente necesitadas. Así, cuando alguien encuentre un sitio o informe especialmente útil, lo agrega a la lista.

La tecnología correcta

Encontrar la tecnología correcta depende de lo que se tiene actualmente, las funcionalides que se necesitan y el margen de desarrollo que se pueda permitir. Si el presupuesto no es boyante, la mejor opción es empezar por las funcionalidades básicas y continuar agregando nuevas más adelante en función de la necesidad. Comenzar de forma sencilla es importante, pero asegúrese de considerar si desea poder crear wikis, fuentes RSS de actualizaciones, colaboración en tiempo real u otras herramientass de intranet en un futuro cercano. No se empecine en algo que será inútil en dos años.

No existe la mejor intranet. Solo hay un software de intranet que se adapta bien a su organización. Lo mejor es dejarse aconsejar por un profesional.

¿Qué debe tener la Intranet de una PYME?

Lo que incluya en la intranet de su organización depende en gran medida de su estilo de crecimiento, gestión y trabajo, pero hay algunas cosas que son imprescindibles:

Un directorio de empleados
Políticas de Recursos Humanos
Valores de la compañía, imagen de marca (o similares)
Instrucciones para aplicaciones y tecnología clave que utiliza la empresa.
Lugares para compartir conocimientos útiles relacionados con los negocios: recursos, explicación de productos, folletos, noticias de la empresa y el gremio, foro de preguntas…

Finalmente, es importante ver una intranet como una parte en constante evolución de su negocio, al igual que sus empleados o sus productos.

La Intranet tiene que ser nutrida y se desarrolla con el tiempo.

Comience con lo que necesita, no intente hacer todo de una vez: en lugar de ver la intranet de su empresa como un «gran proyecto», considere que va añadiendo, homogeneizando y ordenando recursos y conocimientos para crecer con más éxito.

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