Este es un momento excepcional, y las empresas y PYMES aún no tienen ni las herramientas correctas, ni el conocimiento ni la experiencia para hacer su oficina virtual.
En algunos casos, hacer que parte o toda su plantilla teletrabaje es la mejor manera de no cerrar el negocio.
Es verdad que, al empezar toda esta época negra, se utilizaban herramientas gratuitas -algunas altamente ineficaces e inseguras-. Sin embargo, pasando ya el tiempo, vemos que el teletrabajo ha venido para quedarse, como poco, a temporadas.
Por eso, es hora de expandir y profesionalizar estas herramientas. Hacer una red segura para compartir archivos internos, herramientas de gestión de proyectos, circulares y avisos, calendarios, reuniones… Todo en un mismo sitio propio y seguro, con un usuario para cada empleado y mismas maneras de proceder para que el trabajo siga en casa como en la oficina.
Nosotros os ayudamos a que teletrabajéis con seguridad.
¿CÓMO ELEGIMOS EL SOFTWARE DE TELETRABAJO QUE IMPLEMENTAMOS?
La clave para esta búsqueda fue empezar por lo básico e ir experimentando con nuestras propias necesidades y clientes para ofrecer este servicio a empresas y PYMES.
Por ejemplo, algunos imprescindibles: compartir y almacenar documentos, chat (por parejas y grupos), videoconferencias, integración con mail, contactos, calendarios y herramientas de tablero tipo Trello para organizar trabajos u objetivos individuales, grupales y comunes…
Es clave que sea sencillo y útil. De esta manera, también conseguimos que sea un sistema que se pueda usar en una oficina física, no sólo para teletrabajar.
MÁS EFICACIA Y MEJORES RESULTADOS EN EL TELETRABAJO
Es lo que todos esperamos de estas herramientas de trabajo remoto. Y en cuanto a equipo, también debemos esperar mejoras en la productividad y el bienestar personal.
Por ejemplo, mandar constantemente correos con diferentes versiones de un mismo documento corregido y mejorado es una auténtica pérdida de tiempo. Si tenemos una carpeta común con todo bien ordenado, todos sabemos dónde va a estar la última versión. Es una mejora de tiempo de mucho valor.
Igualmente, tener una estructura para todos de la manera más similar posible es una forma muy positiva de NO perder el tiempo preguntando dónde están las cosas que necesitamos. Tener un espacio de compartición de documentos común bien organizada, y cada uno tener su propio espacio para mantener sus propios documentos privados o que están en borrador.
EMPEZANDO A TELETRABAJAR
Lo importante del teletrabajo son sus múltiples ventajas y tener las herramientas que mejor nos vengan.
Y para que consigamos esto, es importante poner ciertas normas. Tenemos que experimentar y tener algunas reglas básicas de trabajo y «convivencia», maxime si cada uno trabaja en un lugar y con sus horarios. El lider del equipo debe tener una estrategia de comunicación clara y conocida por todos, para que sea una cadena que funcione perfectamente.
Hay que supeditar las nuevas herramientas que vayamos a implantar pensando en qué objetivos queremos cumplir con ellas y cómo va a ayudar a la gente del equipo a hacerlo posible. Después vendrán los procesos de implantación, uso, comunicación etc. Si no valoramos bien alguna de ellas, no funcionarán:
- La gente
- Los objetivos
- Los procesos
- Las herramientas
Tener herramientas fantásticas que aporten valor, con una deficiente comunicación de su uso, tirarán por tierra cualquier intento de trabajar con eficacia de manera remota.
La adopción de estas nuevas herramientas y estrategias suelen llevar un proceso: la instalación, la curva de aprendizaje del equipo y la mejora de los procesos una vez se tiene experiencia. Al principio es un poco cuesta arriba, pero en seguida la magia va ocurriendo.
Para eso estamos los profesionales, para que sea más sencillo cada vez que todo el equipo adopte de la forma más uniforme posible los nuevos sistemas y herramientas sin sentir rechazo o agobio.
Algunas estrategias para qie el equipo aprecie el teletrabajo son:
- crear rutinas o «ceremonias» en que el lider utiliza la herramienta que el equipo debe empezar a adoptar. Por ejemplo una vez a la semana, repasar el panel de organización por tarjetas, para que el equipo comprenda que hay en él información importante, cómo se usa, y que puedan probar ellos mismos su utilidad de forma individual.
- definir cuándo debe usarse una herramienta concreta, sobre todo en cuanto al apartado de comunicación: pasar de un sistema de comunicación por mail a uno por chat. No sólo queremos que el equipo lo sepa usar técnicamente, sino que tenga claro cuándo debe usarse y qué herramientas reemplaza, así como qué información va a ir en esa herramienta para que no haya fugas ni confusiones. Por supuesto, es vital que todo el equipo compruebe con la experiencia de unas semanas el valor que las nuevas herramientas agregan a aquellas a las que sustituye.
Y, por favor, mantengamos claro que no todo lo que se hace en la oficina se puede traducir tal cual al trabajo remoto. Si no somos flexibles con esto, las ventajas de tener a los empleados trabajando en casa se diluyen totalmente y conseguiremos el efecto contrario: estar en casa será fuente de distracciones, frustraciones, «burn out» e ineficacias.
Recuerda pedirnos información si necesitas un software para teletrabajar en tu PYME.
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